Jede Rechnung macht die nächste klüger.
Vom Eingang bis zur Ablage durchläuft jeder Beleg zwölf Stationen: lesen mit OCR oder direkt aus dem XML1, prüfen, vor Betrug schützen, kontieren, freigeben, Skonto planen, zahlen, übergeben, abgleichen, merken, ablegen. Die letzte Station füttert die erste: Was du bestätigst, steht der nächsten Rechnung zur Verfügung. Spiel einen Ablauf durch – die Linie zeigt, durch welche Schichten er läuft.
Die Angaben entsprechen dem Release Oktober 2026; die Fundstellen dazu stehen unten auf der Seite.
Von der Mail zur Buchung – und zurück zur nächsten Mail.
Dieselbe Reihenfolge wie im Ring der Grafik, im Uhrzeigersinn. Jede Station nennt, was sie tut und wo sie nachfragt statt zu raten.
- 12Stationen im Kreislauf
- 39Bausteine insgesamt
- 39Im Produkt
- 8Abläufe zum Durchspielen
- 01EingangIm Produkt
Der Beleg kommt an – per Mail, Upload, API oder aus dem SharePoint-Ordner. Dubletten fallen sofort per Prüfsumme auf, bevor irgendjemand Zeit investiert.2
- 02LesenIm Produkt
E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung in CII und UBL) werden direkt aus dem XML gelesen – die OCR wird übersprungen. Alles andere liest die Vision-OCR, und jedes Feld zeigt auf seine Stelle im PDF.1
- 03PrüfenIm Produkt
Rechenproben, Pflichtangaben nach § 11 UStG, Steuerlogik, UID, Bestellbezug und Belegart laufen als Regeln – nachprüfbar, ohne KI. Abweichungen erscheinen dort, wo sie stehen: am Beleg und in der Zeile.3
- 04SchutzIm Produkt
Das Betrugsschild: IBAN-Änderungen lösen eine Vier-Augen-Bestätigung aus, ein Risiko-Scoring bewertet Belege und Zahlungen, auffällige Fälle landen im Risiko-Radar. Neue Lieferanten werden gegen Sanktionslisten geprüft.4
- 05KontierenIm Produkt
Eine Kaskade aus Regeln, Buchungshistorie und KI schlägt die Kontierung vor – auf deinem Kontenplan, mit Konfidenz und Begründung je Position. Der Autopilot bucht nur, wenn kein Blocker greift.5
- 06FreigebenIm Produkt
Mehrstufige Freigaben mit Vier-Augen-Prinzip, Vertretung und Erinnerungen. Rückfragen an Lieferanten oder Kolleg:innen gehen per Einmal-Link, ohne Login.6
- 07Skonto-OptimiererIm Produkt
Skontofristen stehen am Beleg – meist klein. JournalTailor liest sie mit, hält sie in der Zahlungsplanung fest und plant den Zahllauf so, dass die Frist nicht verfällt. Zur Einordnung: 2 % Skonto für 16 Tage früher zahlen sind rechnerisch rund 46 % pro Jahr.7
- 08ZahlenIm Produkt
SEPA-Überweisungen nach ISO 20022 (pain.001) mit Skonto-Logik und Zahlläufen je Mandant, Versand per EBICS oder PSD2. Zahlungen über der Betragsgrenze brauchen eine Freigabe, per Einmalcode abgesichert.8
- 09ÜbergebenIm Produkt
Die fertige Buchung geht an dein Zielsystem: an SAP per OData (idempotent, inklusive PSP-Elemente und Kostenobjekte), an BMD und DATEV im jeweiligen Importformat oder als CSV. Du ziehst nirgendwo hin.9
- 10AbgleichenIm Produkt
Kontoauszüge (camt) landen im Kontenbuch; Umsatz und Beleg werden abgeglichen. Offen ist, was keinen Beleg hat – und umgekehrt.8
- 11MerkenIm Produkt
Was du bestätigst, bleibt: Die Buchungshistorie ist eine Stufe der Kontierungs-Kaskade. Die nächste Rechnung derselben Lieferantin startet dort, wo die letzte aufgehört hat. Die letzte Station füttert die erste – der Kreislauf schließt sich.5
- 12AblegenIm Produkt
Audit-Trail je Beleg, Aufbewahrung nach den Fristen AT 7 Jahre und DE 10 Jahre, Legal Hold und ein lesender Prüferzugang. Wer prüft, sieht Beleg, Fundstelle und Begründung an einem Ort.10
Skonto ist der beste Zins, den dir niemand anbietet.
„Zahlbar in 14 Tagen mit 2 % Skonto, 30 Tage netto“ steht meist im Kleingedruckten. Rechnerisch sind das rund 46 % pro Jahr für 16 Tage früher zahlen. JournalTailor liest die Frist mit und plant den Zahllauf auf die Skontofrist7, damit sie nicht verfällt.
- Die Frist am BelegSkontosatz und Frist werden mit Fundstelle gelesen, auch im Kleingedruckten.
- Der Zahllauf auf die FristZahlläufe je Mandant werden so geplant, dass Skonto nicht verfällt.
- Die Freigabe vor dem FristendeWer rechtzeitig freigibt, gewinnt den Skonto: Erinnerungen und Vertretung helfen dabei.
Was passiert mit dem Beleg, der Ärger macht?
Jeder Ablauf führt durch die Schichten und stellt jeder Etappe gegenüber, was heute oft passiert. „Ablauf durchspielen“ öffnet ihn als Präsentation in der Grafik oben.
- ABLAUF 01 · Eine Runde
Eine Runde: vom Eingang bis zur Ablage – und wieder von vorn
Zwölf Stationen, ein Beleg. Die letzte füttert die erste: Was du bestätigst, steht der nächsten Rechnung zur Verfügung.
EingangLesenPrüfenSchutzKontierenFreigebenSkonto-OptimiererZahlenÜbergebenAbgleichenMerkenAblegen
- ABLAUF 02 · Skonto
Skonto: 2 % für 16 Tage früher
„Zahlbar in 14 Tagen mit 2 % Skonto, 30 Tage netto“ – rechnerisch rund 46 % pro Jahr. Der Ablauf zeigt, wie die Frist vom Beleg bis in den Zahllauf kommt.
EingangLesenPrüfenFreigebenSkonto-OptimiererZahlenAbgleichen
- ABLAUF 03 · E-Rechnung
E-Rechnung ohne OCR
Eine XRechnung kommt an: Die Daten stehen im XML, die Erkennung entfällt – und ein Manipulationsindikator prüft XML gegen PDF.
EingangLesenPrüfenKontierenÜbergebenAblegen
- ABLAUF 04 · Betrugsschild
Die Bankverbindung hat sich geändert
Eine Rechnung kommt mit neuer IBAN – klassischer Zahlungsbetrug. Der Ablauf zeigt, wo er anhält.
LesenPrüfenSchutzFreigebenAblegen
- ABLAUF 05 · Fieser Beleg
Der fieseste Beleg: Schlussrechnung mit Abzügen
Teilrechnungen, Abzüge vor und nach der Steuer, Handschrift am Rand: Die Positionssumme ist nicht das Netto. Der Ablauf zeigt, wie JournalTailor damit umgeht.
LesenPrüfenKontierenFreigebenÜbergeben
- ABLAUF 06 · Neue Lieferantin
Eine neue Lieferantin
Eine Rechnung von jemandem, den es im System noch nicht gibt: UID, Sanktionslisten und Vier-Augen-Prinzip, bevor Geld fließt.
LesenSchutzFreigeben
- ABLAUF 07 · Zielsysteme
Eine Buchung, drei Zielsysteme
Der Konzern bucht in SAP, die österreichische Tochter in BMD, die deutsche in DATEV. Eine Vorstufe, drei Zielsysteme.
KontierenÜbergebenAbgleichen
- ABLAUF 08 · Prüfung
Die Betriebsprüfung kommt
Wer prüft, will Beleg, Nachweis und Begründung. Der Ablauf zeigt, was bereit liegt.
Ablegen
Was dazugehört – und was davon im Produkt ist.
Je Schicht die Bausteine mit Beschreibung, Fundstelle und Status (Release Oktober 2026). Was nicht im Produkt ist, steht ehrlich als Vorschau oder Roadmap da.
Ein Beleg
Ein Beleg
Keine Buchung ohne Beleg, kein Beleg ohne Fundstelle: Das Original bleibt unverändert, jede erkannte Zahl zeigt auf ihre Stelle im PDF, jede Kontierung trägt Begründung und Konfidenz. Jede Station fügt hinzu, keine überschreibt.11
- Original unverändert, Felder mit Fundstelle
- Kontierung mit Begründung und Konfidenz je Position
- Historie je Beleg, nur anfügend
- Belegketten verbinden Teil- und Schlussrechnungen
Fundament
Mandanten
Jede Gesellschaft ist ein Mandant mit eigenem Kontenplan, eigenen Regeln und eigenen Zahlläufen. Getrennt wird in der Datenbank per Row-Level-Security, nicht in der Oberfläche.10
- Row-Level-Security je Mandant
- Kontenplan und Regeln je Mandant
- Zahlläufe je Mandant
Stammdaten
Kreditoren, Kontenplan und Steuerkennzeichen lassen sich aus SAP übernehmen. Die Vorkontierung arbeitet auf dem Kontenplan des Mandanten, nicht auf einem fremden Standard.9
- Kreditoren, Kontenplan, Steuerkennzeichen aus SAP
- Kontierung auf PSP-Elemente und Kostenobjekte
Eingangskanäle
Upload (auch Ordner und ZIP), E-Mail-Postfach per Webhook oder IMAP, Upload-API mit Schlüssel und zyklischer Abruf aus SharePoint- und OneDrive-Ordnern: Belege kommen dorthin, wo sie ohnehin landen.2
- Upload, auch Ordner und ZIP
- E-Mail per Webhook oder IMAP
- Upload-API mit Schlüssel
- Abruf aus SharePoint und OneDrive
Betrieb
Dieselbe Software als Cloud-Dienst oder per Docker (App, Worker, Datenbank) im eigenen Rechenzentrum – mit denselben Migrationen und Prüfungen.12
- Cloud oder eigenes Rechenzentrum
- Docker: App, Worker, Datenbank
- Dieselben Prüfungen in beiden Betriebsarten
Prüfpfad
Audit-Trail je Beleg, lesender Prüferzugang, Aufbewahrungsfristen AT 7 Jahre und DE 10 Jahre, Legal Hold. Wer hat wann was geändert – und warum?10
- Audit-Trail je Beleg
- Prüferzugang, nur lesend
- Aufbewahrung AT 7 / DE 10 Jahre, Legal Hold
Exit-Export
Ein vollständiger Export der eigenen Daten und Dateien – Tabellen plus Belege mit Manifest. Damit du jederzeit gehen kannst.13
- Tabellen plus Belege mit Manifest
- Jederzeit, ohne Rückfrage
Regelwerk
Rechenproben
Netto plus USt gleich Brutto, Positionen gleich Netto: Abweichungen erscheinen als Warnung in der Liste, als Banner am Beleg und an der betroffenen Zeile. Bei Teil- und Schlussrechnungen liest JournalTailor den gedruckten Rechenweg.3
- Warnung in Liste, Beleg und Zeile
- Rechenweg bei Teil- und Schlussrechnungen
- Einzelpreise aus gedruckten Werten hergeleitet
Pflichtangaben
Fehlen Pflichtangaben nach § 11 UStG, stoppt der Autopilot mit dem Blocker „Formalfehler“. Ein Mensch entscheidet.14
- Pflichtangaben nach § 11 UStG
- Blocker „Formalfehler“
Steuerlogik
Kopfprüfungen finden Widersprüche, die keine Summe verrät – etwa einen falsch gesetzten Reverse-Charge-Haken, der über den Steuercode der Buchung entscheidet. Mehrere Steuersätze werden je Satz erfasst und je Position kontiert.15
- Reverse Charge geprüft
- Mehrere Steuersätze je Position
UID & VIES
Ist die UID des Lieferanten laut EU-VIES ungültig, stoppt der Autopilot. Neue Lieferanten laufen grundsätzlich nicht automatisch durch (Blocker „supplier_new“).16
- UID-Prüfung gegen EU-VIES
- Neue Lieferanten nie automatisch
Dubletten
Dieselbe Datei wird per Prüfsumme erkannt. Zusätzlich gilt als Dublettenverdacht: derselbe Lieferant, dieselbe Rechnungsnummer und derselbe Bruttobetrag innerhalb von 12 Monaten – auch bei neuer Datei.17
- Prüfsumme je Datei
- Lieferant, Nummer, Brutto innerhalb 12 Monaten
Bestellbezug
Fehlt der Bestellbezug oder passt die Rechnung nicht zu Bestellung und Wareneingang, stoppt der Autopilot (Dreiwege-Abgleich).18
- Dreiwege-Abgleich
- Blocker „order_reference_missing“
Belegart
Rechnung, Gutschrift, Teil- oder Schlussrechnung, Eingang oder Ausgang: JournalTailor klassifiziert die Belegart und fragt nach, wo es nicht eindeutig ist – etwa bei Gutschrift gegenüber Selbstfakturierung.19
- Rechnung, Gutschrift, Teil- und Schlussrechnung
- Rückfrage statt Raten
Zahlungs-QR
JournalTailor liest den Zahlungs-QR-Code (GiroCode/EPC) am Beleg. Weicht die IBAN im QR von der im Text oder in den Stammdaten ab, wird die Zahlung gesperrt.20
- GiroCode/EPC gelesen
- IBAN-Abweichung sperrt die Zahlung
Lesen & Vorschlagen
Vision-OCR
Für PDFs und Fotos liest eine Vision-OCR mit; zu jedem Feld zeigt JournalTailor die Stelle im Original-PDF als Markierung. Handschriftliches und Durchgestrichenes wird erkannt: Handschrift stoppt den Autopiloten, bis ein Mensch sie bestätigt.21
- Fundstelle zu jedem Feld
- Handschrift stoppt den Autopiloten
- Doppelt gelesene Positionen werden bereinigt
- Lieferant und Empfänger vertauscht? Wird zurückgedreht
Kontiervorschlag
Eine Kaskade aus Regeln, Buchungshistorie und KI schlägt Konto, Steuercode und Kostenobjekt vor – auf dem Kontenplan des Mandanten, mit Konfidenz und Begründung je Position.5
- Regeln, Historie, KI – in dieser Reihenfolge
- Konfidenz je Position
- Begründung zu jedem Vorschlag
Mapping-Vorschlag
Für die Übergabe an das Zielsystem schlägt die KI die Feldzuordnung vor. Im Mapping-Studio prüfst du sie grafisch; ein Trockenlauf ist Pflicht vor dem ersten echten Export.22
- $metadata-Import
- KI-Vorschlag für die Zuordnung
- Trockenlauf als Pflicht-Gate
Grenzen der KI
KI liest mit und schlägt vor. Rechenweg, IBAN-Prüfung, Pflichtangaben und Autopilot-Blocker sind regelbasiert und nachprüfbar. KI-Nutzung läuft über eine Provider-Schicht mit Budget und Protokoll; EU-Provider sind wählbar.23
- Rechenweg und IBAN-Prüfung regelbasiert
- Budget und Protokoll je Provider
- EU-Provider wählbar
Autopilot
Der Autopilot bucht nur, wenn keiner der definierten Blocker greift – zum Beispiel geänderte IBAN, neue Lieferantin oder Vier-Augen-Pflicht. Sonst landet der Beleg bei einem Menschen, mit Begründung.5
- Bucht nur ohne Blocker
- Blocker sind einstellbar und sichtbar
Menschen & Systeme
Lieferanten
Schicken Belege, beantworten Rückfragen per Einmal-Link – ohne Login, ohne neues Portal.
- Rückfrage per Einmal-Link
- Beleg per Mail oder API
Kreditoren
Die Kreditorenbuchhaltung prüft statt abzutippen: Jedes Feld kommt mit Fundstelle, Warnungen stehen am Beleg.
- Prüfen statt Abtippen
- Fundstelle zu jedem Feld
- Rückfragen an Lieferanten
Freigebende
Fachabteilung und Führung geben frei – mit Vertretung, Erinnerung und Vier-Augen-Prinzip.
- Freigabe per Link mit Einmalcode
- Vertretung geregelt
Finanzleitung
Sieht Zahlläufe, Skontofristen und Risiko-Radar – und entscheidet über Betragsgrenzen und Blocker.
- Zahlläufe und Skontofristen
- Risiko-Radar
- Betragsgrenzen einstellbar
Bank
Empfängt die Zahlung per EBICS oder PSD2 und liefert den Kontoauszug (camt) zurück.
- EBICS oder PSD2
- Kontoauszug im camt-Format
SAP BMD DATEV
Das Zielsystem bleibt, wie es ist. JournalTailor liefert die fertige Buchung und übernimmt Stammdaten zurück.
- SAP per OData, BMD und DATEV im Importformat
- CSV als Auffangnetz
Prüfung & Steuer
Betriebsprüfung, Wirtschaftsprüfer:innen und Steuerberatung bekommen einen lesenden Zugang – Beleg, Fundstelle, Begründung.
- Lesender Prüferzugang
- Aufbewahrungsfristen AT und DE
IT & Admin
Betreibt JournalTailor in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum und richtet Mandanten, Stammdaten und Kanäle ein.
- Cloud oder Docker
- Mandanten und Kanäle einrichten
Lass uns einen Kreislauf an deinen Belegen drehen.
Du schickst ein paar echte Rechnungen, wir spielen sie durch die zwölf Stationen. Du siehst live, wo JournalTailor mitliest und wo es nachfragt.
Fundstellen auf dieser Seite
Die hochgestellten Ziffern im Text verweisen hierher. Antippen zeigt die Fundstelle direkt an der Textstelle, alle Fundstellen der Website stehen gesammelt auf einer Seite.
- 1
E-Rechnung direkt gelesen ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, E-Rechnung (Stage 0) · geprüft am 29.09.2026
- 2
Belegeingang ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Massen-Ingest und Inbound · geprüft am 29.09.2026
- 3
Rechenproben ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Plausibilität · geprüft am 29.09.2026
- 4
Betrugsschild ↑Produkt · JournalTailor Release-Notiz 2026-10, Paket FS1 · geprüft am 29.09.2026
- 5
Vorkontierung ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Kontierung · geprüft am 29.09.2026
- 6
Freigabe-Workflow ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Freigabe-Workflow · geprüft am 29.09.2026
- 7
Skonto im Zahllauf ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Zahlungsverkehr und Skonto-Logik · geprüft am 22.10.2026
- 8
Zahlungsverkehr ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Zahlungsverkehr und Banking · geprüft am 29.09.2026
- 9
Zielsysteme ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Zielsystem-Mapping · geprüft am 29.09.2026
- 10
Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Betrieb und Prüfer · geprüft am 29.09.2026
- 11
Keine Buchung ohne Beleg ↑Gesetz · Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung · geprüft am 29.09.2026
- 12
Betrieb: Cloud oder eigenes Rechenzentrum ↑Produkt · JournalTailor Betriebsdokumentation, Docker · geprüft am 29.09.2026
- 13
Exit-Export ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Exit-Export · geprüft am 29.09.2026
- 14
Pflichtangaben nach § 11 UStG ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Pflichtangaben · geprüft am 29.09.2026
- 15
Steuerlogik und Reverse Charge ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Kopfprüfung · geprüft am 29.09.2026
- 16
UID-Prüfung und neue Lieferanten ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Sanktions- und UID-Prüfung · geprüft am 29.09.2026
- 17
Dubletten ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Ingest · geprüft am 29.09.2026
- 18
Bestellbezug ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Kontierung · geprüft am 29.09.2026
- 19
Belegart erkennen ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Belegart · geprüft am 29.09.2026
- 20
Zahlungs-QR-Code geprüft ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Zahlungs-QR · geprüft am 29.09.2026
- 21
Klickbare Fundstellen ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Beleg-Highlighting · geprüft am 29.09.2026
- 22
Mapping-Studio ↑Produkt · JournalTailor Produktdokumentation, Zielsystem-Mapping · geprüft am 29.09.2026
- 23
Was die KI nicht entscheidet ↑Produkt · JournalTailor Architektur, AI-Layer · geprüft am 29.09.2026
Fragen zum Belegkreislauf.
- Was ist der Belegkreislauf?
- Der Belegkreislauf ist der Weg, den jeder Beleg in JournalTailor nimmt: Eingang, Lesen (OCR oder direkt aus dem E-Rechnungs-XML), Prüfen, Schutz vor Betrug, Kontieren, Freigeben, Skonto planen, Zahlen, Übergeben an SAP, BMD oder DATEV, Abgleichen mit dem Kontoauszug, Merken und Ablegen. Er heißt Kreislauf, weil die letzte Station die erste füttert: Bestätigte Kontierungen werden Teil der Buchungshistorie und stehen der nächsten Rechnung zur Verfügung.
- Wie funktioniert die Kontierung in JournalTailor?
- Eine Kaskade aus Regeln, Buchungshistorie und KI schlägt Konto, Steuercode und Kostenobjekt vor, auf dem Kontenplan des Mandanten und mit Konfidenz und Begründung je Position. Ein Autopilot bucht nur, wenn keiner der definierten Blocker greift, zum Beispiel geänderte IBAN, neue Lieferantin oder Vier-Augen-Pflicht.
- Brauchen E-Rechnungen eine OCR?
- Nein. ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (CII und UBL) werden direkt aus dem XML gelesen; die Vision-OCR wird übersprungen. Steht der Bruttobetrag aus dem XML nicht im beiliegenden PDF, stoppt der Autopilot, weil das ein Manipulationsindikator sein kann.
- Was macht der Skonto-Optimierer?
- Er liest die Skontofrist aus dem Beleg mit und plant den Zahllauf so, dass die Frist nicht verfällt. Zur Einordnung: 2 % Skonto für 16 Tage früher zahlen sind rechnerisch rund 46 % pro Jahr. Mit dem Skonto-Rechner kannst du das für deine eigenen Konditionen nachrechnen.
- Was entscheidet die KI und was nicht?
- Die KI liest mit und schlägt vor. Rechenweg, IBAN-Prüfung, Pflichtangaben und Autopilot-Blocker sind regelbasiert und nachprüfbar. KI-Nutzung läuft über eine Provider-Schicht mit Budget und Protokoll; EU-Provider sind wählbar.
- Welche Zielsysteme unterstützt JournalTailor?
- SAP per OData (idempotent, inklusive Kontierung auf PSP-Elemente und Kostenobjekte), BMD und DATEV im jeweiligen Importformat sowie CSV. Das Mapping-Studio schlägt die Feldzuordnung vor und verlangt einen Trockenlauf vor dem ersten echten Export.
Deine Frage ist nicht dabei? Sprich mich an: +43 664 1964199 office@clouddna.at Demo mit deinen Belegen